Si las personas que realizan tareas en recepción se sienten agotadas, abrumadas o agobiadas, el resultado puede ser que el negocio se resienta. El personal de recepción o, en su defecto, el personal que realice las mismas tareas, son el corazón de cualquier centro, y no hay duda de que desempeñan el trabajo más arduo.

Entonces, ¿Cómo puede ayudar a su equipo a alcanzar su potencial y a la vez crear una experiencia fenomenal para sus clientes? Todo se resume en la palabra eficiencia.

1. Planifique su día. Escriba, cada mañana, una lista de todo lo que debe haber realizado al cabo del día. Ordenar y estructurar esta lista le ayudará a enfocarse sólo en lo que debe hacer y mantener un seguimiento a lo largo del día. Empiece con la tarea más importante (incluso si es algo que no quiere hacer), y continúe con el resto.
2. Automatice sus confirmaciones de citas. ¡Aléjese del teléfono y mantenga su negocio rodando! La automatización de las confirmaciones de citas mediante los SMS se integra con su agenda, de manera que no debe perder tiempo persiguiendo a los clientes para confirmarles su cita.
3. Recuerde comer. Su cerebro y su cuerpo funcionan mejor cuando están bien alimentados. Tómese unos minutos, al menos un par de veces al día, para comer algo saludable y mantenerse hidratado. En poco tiempo se dará cuenta que su nivel de atención se incrementa, y su energía se mantiene a lo largo del día.
4. Evite distracciones e interrupciones. Cuando esté trabajando en una tarea dedíquele toda su atención. Esto no significa que deba ignorar a la gente que le rodea, pero no se deje llevar por charlas innecesarias cuando puede ser más productivo con su tiempo.
5. Fomente las reservas online. Es vía por la que sus clientes pueden reservarse su cita desde el confort de su sala de estar o mientras tienen un momento libre en el trabajo. Esto le evitará molestias y distracciones, y le hará ahorrar tiempo, de manera que se pueda centrar en los clientes que tiene en frente suyo.
6. No sea multi-tarea. Sí, lo hemos escrito bien: las últimas investigaciones muestran que las personas multi-tarea reducen su productividad ¡incluso hasta un 40%! Así que siéntese y haga lo posible para llevar a cabo una tarea a la vez de principio a final. Es más fácil decirlo que llevarlo a cabo, y lo sabemos, pero merece la pena probarlo.
7. Pregunte a sus clientes por su experiencia en el centro de manera automática. Preguntar a los clientes su opinión sobre la experiencia que han tenido en el centro cuando todavía están en recepción puede alterar los resultados. Además se les puede hacer pesado el rellenar cuestionarios cuando han acabado su visita. Pero sobre todo le va a hacer consumir un tiempo que puede dedicar a otras cosas. Si desea saber de manera rápida lo que realmente piensan sus clientes, le vendrá bien una herramienta de gestión de feedback automática.
8. Just do it. Como decía la famosa campaña de publicidad: Simplemente hazlo. Basta de procrastinación. Esto hará su vida más fácil a largo plazo. Si se pasa el día evitando las áreas más difíciles o que menos le gustan lo único que conseguirá es estar preocupado por ellas más tarde. Créanos, le dolerá menos.
9. No pierda el tiempo realizando copias de seguridad manualmente. Si usa herramientas de copias de seguridad online automáticas se asegurará que sus datos están seguros, ya que tendrá una o varias copias de seguridad del sistema entero cada día sin tener que hacer nada. Se trata de hacer la vida más fácil.
10. Keep calm and carry on. O lo que es lo mismo, mantenga la calma y siga adelante. Cuando se sienta abrumado tome la decisión consciente de hacerse cargo de sus emociones. Si lo necesita salga de la situación. Váyase a otra habitación o tómese un respiro fuera hasta que sienta que tiene el control de nuevo.